قد تمتلك الشركة موقعًا حديثًا، وتطبيق موبايل، ونظام CRM للمبيعات، وبرنامج حسابات أو ERP لإدارة العمليات، ومع ذلك تستمر في إدخال البيانات يدويًا ونقل الطلبات بين الأقسام باستخدام الملفات والمحادثات.

السبب أن شراء عدة برامج لا يساوي تنفيذ حلول التحول الرقمي للشركات. التحول الحقيقي يحتاج إلى ربط المستخدمين والبيانات والإجراءات والتقارير، بحيث تنتقل المعلومة من نقطة إنشائها إلى الإدارات المسؤولة دون إعادة تسجيلها.

الموقع المنفصل عن المبيعات قد يجمع طلبات لا يعرف فريق المبيعات مصدرها. والتطبيق المنفصل عن المخزون قد يعرض بيانات غير محدثة. ونظام CRM المنفصل عن الحسابات لا يوضح حالة التحصيل. وهنا تصبح الشركة رقمية في الواجهة فقط، بينما تظل العمليات الداخلية يدوية.

علامات تدل على أن أنظمة شركتك تعمل كجزر منفصلة

• إدخال بيانات العميل في الموقع ثم إدخالها مرة أخرى داخل CRM.
• نقل الطلبات من التطبيق إلى الحسابات من خلال Excel.
• اختلاف المخزون الظاهر للعملاء عن المخزون الفعلي.
• عدم معرفة مصدر العميل أو الحملة التي أدت إلى التعاقد.
• اختلاف أرقام المبيعات بين الإدارة والحسابات.
• الاعتماد على واتساب لاعتماد الخصومات أو المصروفات.
• عدم امتلاك الإدارة لوحة تجمع البيانات من الأنظمة المختلفة.
• إغلاق حساب موظف يؤدي إلى فقدان جزء من تاريخ العملاء.
• استخدام أكثر من ملف لتتبع العملية نفسها.

الطبقات الأساسية لمنظومة التحول الرقمي

1. قنوات العملاء

تشمل الموقع والتطبيق والمتجر وبوابة العملاء ونماذج التواصل والحجز. يجب أن تُرسل البيانات إلى النظام المناسب مع الاحتفاظ بالمصدر والحملة والخدمة التي اهتم بها العميل.

2. نظام إدارة علاقات العملاء

يجمع بيانات العملاء المحتملين، ومراحل البيع، والمتابعات، والعروض، والمسؤولين عن الحسابات. ويجب ألا يتحول إلى قاعدة بيانات منفصلة عن العقود أو المدفوعات أو الخدمة الفعلية.

3. نظام ERP والعمليات الداخلية

يدير النظام الموارد والعمليات مثل الحسابات والمشتريات والمخزون والمشروعات والموظفين والموافقات، وفق طبيعة كل شركة وقطاع.

4. طبقة التكامل

تنقل واجهات الربط البيانات بين الأنظمة، مثل إرسال طلب المتجر إلى المخزون، أو تحويل العميل المؤهل من CRM إلى التعاقد، أو تحديث حالة الدفع داخل التطبيق.

5. البيانات والتقارير

تحتاج الإدارة إلى تعريف مصدر كل رقم، ومعادلات التقارير، وتوقيت تحديث البيانات، ومن يستطيع الاطلاع عليها. لوحة واحدة لا تكون مفيدة عندما تجمع أرقامًا غير متطابقة من أنظمة غير منظمة.

أمثلة على التكامل الذي تحتاجه الشركات

ربط الموقع بنظام CRM

تتحول استمارة التواصل إلى عميل محتمل مسجل مع مصدره والخدمة المطلوبة، ويُسند إلى الموظف المسؤول بدل إرسال بياناته إلى بريد قد لا تتم متابعته.

ربط المتجر بالمخزون والحسابات

يؤدي تأكيد الطلب إلى تحديث الكمية وحالة الدفع والعميل، وفق قواعد العمل المعتمدة، بدل تسجيل الطلب والمخزون والمدفوعات في ثلاثة أنظمة منفصلة.

ربط تطبيق العميل بلوحة الإدارة

يجب أن يرى العميل حالة الطلب أو الحجز أو القسط نفسها المسجلة لدى الموظف، مع تحديد البيانات التي يمكنه الاطلاع عليها أو تعديلها.

ربط المبيعات بالعقود والتحصيل

عند تحول الفرصة إلى تعاقد، تنتقل البيانات المعتمدة إلى العمليات المالية أو التشغيلية دون إنشاء عميل جديد أو إدخال المعلومات مرة أخرى.

ربط الإدارة بالتقارير

يجب أن تستطيع الإدارة تتبع المبيعات والتحصيل والمخزون والمشروعات أو العمليات من مصادر محددة، مع صلاحيات وفترات وتقارير متفق عليها.

النظام المتكامل مقابل الأنظمة المنفصلة

كيف تبدأ مشروع التحول الرقمي؟

1. ارسم العمليات الحالية: من يبدأ كل إجراء ومن يراجعه وكيف ينتهي.
2. حدد مصادر البيانات: الأنظمة والملفات وقواعد البيانات المستخدمة.
3. اكتشف التكرار: المعلومات التي يتم إدخالها أكثر من مرة.
4. رتب العمليات حسب الأثر: الإيرادات والتحصيل والعملاء والمخزون أولًا.
5. حدد النظام المركزي: المصدر المعتمد للعملاء أو الحسابات أو المخزون.
6. خطط للتكاملات: البيانات المتبادلة وتوقيت انتقالها وحالات الفشل.
7. ابدأ بمرحلة محددة: لا تحاول رقمنة الشركة كلها في يوم واحد.
8. اختبر مع مستخدمين حقيقيين: قبل تعميم النظام على الإدارات والفروع.
9. قس النتائج: وقت العملية والأخطاء والتكرار واستخدام النظام.

نقاط قوة تكنورافت في التحول الرقمي المتكامل

• تطوير مواقع الشركات والمتاجر والمنصات وقنوات العملاء.
• تطوير تطبيقات موبايل مرتبطة بالأنظمة الخلفية.
• بناء لوحات الإدارة وأنظمة ERP وCRM المخصصة.
• تطوير حلول قطاعية بدل فرض نظام عام على جميع الأنشطة.
• ربط البيانات والتكاملات وفق دورة العمل.
• تصميم تجربة المستخدم للعملاء والموظفين والإدارة.